総務課

　このたび、特定個人情報が記載された通知書等を誤って送付した事案が２件判明いたしました。
　町民の皆様の信頼を損ねたことにつきましては、深くお詫び申し上げます。
　今後はこのような事態を二度と引き起こすことがないよう再発防止策を徹底し、信頼回復に努めてまいります。

　事案１　平成29年度町・県民税特別徴収税額決定通知書の誤送付について
　　１．発　送　日　　５月11日（木曜日）
　　２．誤 送 付 数　　１事業所1名分
　　３．経　　　緯　　特別徴収税額決定通知書について、本来送付すべき事業所と異なる同
　　　　　　　　　　　一名称の事業所へ誤送付していたことが送付先の事業所からの連絡に
　　　　　　　　　　　より、６月２日に判明したもの
　　４．原　　　因　　事業所の登録情報を新規入力しなければならなかったところ、既に
                               登録のあった同一名称の異なる事業所の情報を上書きしたことにより、
                               誤送付となったもの
　　５．対　　　応　　誤って通知書を送付した事業者へ経緯を説明し、通知書を回収し、ご　
                               本人へ６月５日に説明、謝罪し、ご理解をいただきました。
                               事業所の登録情報については正しい情報に修正を行いました。
　　６．再発防止策　　登録内容等の変更作業については、複数人での職員による確認作業を　
                               実施するとともに、関係職員に対して、適正な事務処理及び特定個人情
                               報の取扱いにおいて、適切かつ慎重に取扱うよう教育を実施しました。

　事案２　平成28年分給与支払報告書の誤送付について
　　１．発　送　日　　１月20日（金曜日）
　　２．誤 送 付 数　　職員１名分
　　３．経　　　緯　　本町職員が現居住地の自治体ではない他の自治体から、住民税特別徴　
                               収税額決定通知書が送付されてきたとの連絡を受け、調査したところ、
                               平成28年分給与支払報告書を本来送付すべき自治体とは異なる自治体
                               へ送付したことが、６月２日に判明したもの
　　４．原　　　因　　本人の転居時の住所異動に伴う職員住所録システム入力の不備及び送　
                               付先の確認不足により給与支払報告書を誤って送付したもの
　　５．対　　　応　　職員へ説明、謝罪し、ご理解をいただき、誤送付した給与支払報告書　
                               の回収及び本来送付すべき自治体への手続きを行いました。
                               住所録の内容については、再点検を行い、正しい内容に修正を行いまし
                               た。
　　６．再発防止策　　職員住所録の再点検及び給与支払報告書発送時のチェック体制の強化　
                               を図るとともに、関係職員に対して適正な事務処理及び特定個人情報の
                               取扱いにおいて、適切かつ慎重に取扱うよう教育を実施しました。